Algemene Dierenkliniek Randstad

03-322 78 11 - Frans Beirenslaan 155, 2150 Borsbeek

Privacy policy

Met de inwerkingtreding van de GDPR op 25 mei 2018, treedt ook onze up-to-date privacy policy in voege. Wij vinden het belangrijk u duidelijk voor te lichten over wat wij met uw gegevens doen.

Inleiding

Als dierenkliniek dragen wij niet enkel zorg voor uw huisdier, maar ook voor uw persoonsgegevens. Ons privacy-beleid heeft als doel u een uitstekende service te verlenen met maximale waarborgen voor de vertrouwelijkheid van uw gegevens.

In dit document willen wij u verduidelijken welke gegevens wij verzamelen, welke inspanningen we doen om de vertrouwelijkheid te garanderen en welke rechten u heeft hieromtrent. Dit doen we op een toegankelijke manier. Mocht een en ander echter niet duidelijk zijn, dan vindt u onderaan ook de contactgegevens voor al uw privacy-gerelateerde vragen.

Deze verklaring heeft enkel betrekking op onze relatie met (potentiële) klanten. Andere doelgroepen (personeel, leveranciers) ontvingen een toelichting specifiek voor hun situatie.

Algemene Dierenkliniek Randstad past haar privacy beleid aan naargelang nieuwe procedures, inzichten, technische evolutie, wetten… dit vereisen. De zorg voor uw privacy en het updaten van dit document is in deze gevallen een belangrijk aandachtspunt binnen de organisatie.

Wetgeving

Het beheer van uw gegevens valt onder Europese wetgeving, te weten de GDPR (General Data Protection Regulation) ofwel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) 2016/679 van 27 april 2016. Dit document legt u uit hoe wij deze wetgeving toepassen op onze dienstverlening.

Verantwoordelijke voor de verzamelde gegevens

Uw gegevens worden bewaard in de bestanden van Algemene Dierenkliniek Randstad bvba, of afgekort ADR bvba, met ondernemingsnummer BE475329890 en gevestigd te Frans Beirenslaan 155 Borsbeek.

Verzamelde gegevens

Klanten

Wij verzamelen gegevens omwille van twee redenen.

Om uw huisdier de beste zorgen te kunnen verlenen

Dit houdt in dat wij minimaal uw aanspreking, volledige naam, adresgegevens, telefoonnummer(s) en alle relevante gegevens over uw huisdier (soort, ras, leeftijd, roepnaam, unieke identificatie (chip of tatoeage), gesteriliseerd (wanneer?) of niet, uiterlijke kenmerken en medische voorgeschiedenis van u vragen en opslaan in een elektronisch patiëntendossier. Dit vullen wij aan met onze eigen bevindingen van het medisch onderzoek (bijvoorbeeld: klinisch, labo, beeldvorming).

Uw eigen gegevens zijn in deze vooral bedoeld om u te kunnen contacteren. Zij zijn ook wettelijk noodzakelijk, zie verder.

Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Verschillende wetten hebben een invloed op de gegevens die wij van u dienen te bewaren.

Fiscale wetgeving

U ontvangt van iedere aankoop of prestatie in onze dierenkliniek een factuur. Dit garandeert u dat uw aankoop fiscaal correct wordt verwerkt. Behoudens bij de afzonderlijke aankoop van voeding of verzorgingsproducten, staat op deze factuur uw volledige naam en adres, aangevuld met de naam van uw huisdier.

Doel: het verzamelen van deze gegevens staat de fiscus een doelmatige controle toe op onze activiteiten.

Wetgeving met betrekking tot de geneesmiddelen

Het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) ziet erop toe dat de keten betrokken in de productie en verdeling van geneesmiddelen veilig werkt.

Dit betekent dat uw aankopen van voorschriftplichtige medicatie traceerbaar moet zijn. Hiervoor registreren wij uw aankopen op naam van u en uw huisdier. Naast de identificatie van het product, wordt ook het lotnummer opgeslagen.

Doel: het verzamelen van deze gegevens staat het FAGG toe om bij problemen bepaalde loten medicatie terug te roepen. Dankzij de registratie, kunnen wij u onmiddellijk persoonlijk op de hoogte brengen mocht u betrokken partij zijn. Wij kunnen dan alle passende maatregelen nemen met betrekking tot de gezondheid van uw huisdier en de financiële afwikkeling van een eventuele terugroepactie.

Code der plichtenleer

Het dierenartsenberoep is in België streng gereguleerd. De Orde Der Dierenartsen oefent controle uit op de verplicht aangesloten dierenartsen. Eén van de vereisten die aan de dierenarts gesteld worden, is het bijhouden van een medisch dossier. Aangezien dit voor ons een vanzelfsprekend onderdeel is van de zorg die wij verlenen, is dit reeds besproken in het onderdeel “Om uw huisdier de beste zorgen te kunnen verlenen”, hoger in deze tekst.

Doel: toestaan van controle op onze diensten door de Orde Der Dierenartsen en waarborgen van de kwaliteit van de medische zorg.

Website-bezoekers

Om uw surfervaring te optimaliseren en te zorgen dat we de content maken die u het meest boeit, houden wij het surfgedrag op onze website bij door middel van Google Analytics. Dit omvat onder meer welke pagina’s u bezoekt, welk apparaat u hiervoor gebruikt, waar u zicht bevindt enz. Dit kan aangevuld worden met demografische gegevens om een goede kijk te krijgen op het bezoekend publiek. Om deze gegevens op de meest anonieme wijze te verzamelen, wordt uw ip-adres zo vroeg mogelijk in dit proces geanonimiseerd en alleszins voor het naar een harde schijf wordt weggeschreven.

Deze gegevens kunnen buiten de EU worden opgeslagen. Aangezien Google aangesloten is bij het Privacy Shield Framework, worden uw rechten hierdoor niet verminderd.

Onze website ondersteunt het https-protocol voor een veilige overdracht van gegevens.

De gegevens die de websitebezoeker zelf verstrekt, worden door een externe partij verwerkt conform de GDPR (zie verder). Deze verwerking kan gebeuren in de VS, doch uw rechten worden door het Privacy Shield Framework gewaarborgd. (zie ook verder)

Gebruik van uw gegevens

Delen van uw gegevens

Algemene Dierenkliniek Randstad verkoopt uw gegevens nièt aan derden. Wij hebben (en wensen) geen samenwerking met externe bedrijven om de gegevens uit onze elektronische patiëntendossiers te exploiteren voor verrijking van hun klantenbestand.

In diverse situaties delen wij uw gegevens echter wèl met externen. Net als bij de verzameling van deze gegevens, zijn hier diverse aanleidingen toe. Wij adviseren u hieronder over wat deze aanleiding kan zijn en welke waarborgen wij inbouwden.

Intern labo-onderzoek

Wij voeren een deel van het labo-onderzoek zelf uit op machines binnen de dierenkliniek. Deze resultaten worden verwerkt door een externe partij.

Gedeelde gegevens: uw volledige naam, aanvragend arts, klantnummer en de huisdiergegevens (roepnaam, soort, ras, geslacht, al dan niet gesteriliseerd, gewicht, patiëntnummer).

Doel: de externe verwerking zorgt ervoor dat wij over de meest actuele referentiewaarden en medische inzichten kunnen beschikken. Het maakt ook een vlotte consultatie van de uitgevoerde analyses mogelijk.

Waarborgen: uw gegevens worden verwerkt door een externe partij met wie wij een samenwerking afsloten die een veilige verwerking van uw gegevens garandeert. De verwerker opereert GDPR-conform.

Extern labo-onderzoek

Voor meer gespecialiseerd labo-onderzoek, maken wij gebruik van de diensten van een extern laboratorium.

Gedeelde gegevens: uw volledige naam, adres, aanvragend arts, klantnummer en de huisdiergegevens (roepnaam, soort, ras, geslacht, al dan niet gesteriliseerd, klinische gegevens, patiëntnummer, chipnummer).

Doel: de externe verwerking zorgt ervoor dat wij divers en kwalitatief labo-onderzoek uit kunnen laten voeren. Dit is een grote meerwaarde voor onze diagnostiek. De gedeelde gegevens zorgen voor een correcte verwerking van de labo-resultaten en de afwikkeling van het financiële luik. Het labo zal voor deze testen de factuur rechtstreeks aan u richten.

Waarborgen: wij dringen bij onze externe partner aan op een correcte toepassing van de GDPR-wetgeving. Zij verwerken de resultaten van hun privacy-audit om hiertoe te komen.

Uw dierenarts, therapeut of specialist naar keuze

Een aanzienlijk deel van onze consultaties vinden plaat na verwijzing van een collega-dierenarts. Wij verschaffen deze collega graag een kopie van onze bevindingen.

Gedeelde gegevens: uw familienaam, behandelend arts, huisdiergegevens (roepnaam, het medisch dossier van de desbetreffende consultatie), datum van de consultatie. Hierbij komen de gegevens van eventuele verdere onderzoeken (labo, medische beeldvorming,…) dewelke afzonderlijk besproken worden in deze rubriek.

Doel: de zorg van uw huisdier waarborgen door uw verwijzend dierenarts (doorgaans uw eerste aanspreekpunt) op de hoogte te houden van onze bevindingen.

Waarborgen: u kan ons op ieder moment vragen uw dierenarts geen (of niet langer) verslagen te sturen. Dit heeft geen effect op de zorg om uw huisdier.

De verplichte identificatie van honden en katten

Honden en huiskatten dienen te worden geïdentificeerd met een chip. Deze chip, die vanop enkele centimeter afstand uitgelezen kan worden, bevat een uniek nummer van vijftien cijfers.

Wij zijn verplicht om dit nummer, samen met uw gegevens, te communiceren aan de door de overheid aangeduide beheerder van de databank van huisdieren en hun eigenaar.

Gedeelde gegevens katteneigenaren: uw gegevens als verantwoordelijke (volledige naam, rijksregisternummer[1], adres, telefoonnummers, e-mailadres), de gegevens van uw kat (chipnummer, geboortedatum, identificatiedatum (wanneer chip ingebracht is), geslacht, sterilisatiedatum, ras, kleur en type van de vacht, roepnaam, in voorkomend gevel de status (verloren, gestolen, dood, geëxporteerd), Europees paspoortnummer) en identificatie van de registrerende dierenarts.

Gedeelde gegevens hondeneigenaren: uw gegevens als verantwoordelijke (volledige naam, adres, telefoonnummers, e-mailadres), de gegevens van uw hond (chipnummer, geboortedatum, identificatiedatum (wanneer chip ingebracht is), identificatieplaats (waar in het lichaam chip is ingebracht), geslacht, sterilisatiedatum, ras, kleur en type van de vacht, roepnaam, in voorkomend gevel de status (verloren, gestolen, dood, geëxporteerd), Europees paspoortnummer) en identificatie van de registrerende dierenarts.

Doel: naast de wettelijke verplichting, heeft de databank een groot praktisch nut. Dierenartsen, asielen, ordediensten, gemeentebesturen,… kunnen het chipnummer met een contactloze lezer visualiseren. Dit nummer kan dan opgezocht worden in de relevante databank om uw contactgegevens te verkrijgen. Dit maakt dat uw verdwaald huisdier zo snel mogelijk herenigd kan worden.

Waarborgen: wij dringen bij deze door de overheid aangeduide verwerkers aan op een correcte toepassing van de GDPR-wetgeving.

De wettelijke verplichte meldingen

In zeer uitzonderlijke gevallen, hebben wij (net als ieder erkend dierenarts) de verplichting uw gegevens door te geven aan de bevoegde controle-instanties in het kader van onze meldingsplicht. Een voorbeeld is hiervan wanneer wij een (potentieel) geval van rabiës vast zouden stellen bij uw huisdier[2].

Gedeelde gegevens: alle gegevens die de desbetreffende overheid oplegt.

Doel: voldoen aan de regels die de overheid oplegt in verband met het algemeen dierenwelzijn.

Waarborgen: wij hebben geen enkele invloed op deze overheidsorganen. Wij verwijzen dan ook door naar de desbetreffende toezichthouder.

Huisdiercrematoria voor individuele crematie

Indien u opteert voor het individueel laten cremeren van uw huisdier, nemen wij contact op met een erkend crematorium. U heeft hierbij uiteraard vrije keuze van crematorium. U sluit zelf een overeenkomst met dit crematorium. Wij nemen u echter zoveel mogelijk praktische beslommeringen uit handen door de formulieren vooraf, doorgaans geautomatiseerd, in te vullen met de wettelijk verplichte gegevens (met name gecontroleerd door Ovam) en die gegevens nodig voor het uitvoeren van de crematie. Gezien de procedure per crematorium verschilt, ontvangt u van ons op het moment zelf schriftelijk extra toelichting eens u uw keuze bekend maakt.

Invordering van schulden

Algemene Dierenkliniek Randstad zal al haar rechten uitoefenen om een schuldvordering succesvol te innen. Dit kan inhouden dat uw persoonsgegevens worden overgemaakt aan ons incassobureau. Teneinde onze tegoeden te bekomen, ontvangen zij uw persoonsgegevens, alle ons bekende contactgegevens en details over de openstaande vordering. Wij communiceren alle relevante informatie die hen kan helpen in het succesvol invorderen van deze schuld. Anderzijds wordt informatie over u die niet bijdraagt hierin niet gedeeld.

Boekhoudkundige verwerking

Algemene Dierenkliniek Randstad besteed haar boekhouding uit aan een erkend accountant. Om aan de boekhoudkundige verplichtingen te voldoen, worden noodzakelijkerwijs de facturen met uw gegevens gedeeld.

Gedeelde gegevens: uw volledige naam, adres, naam huisdier, datum van aanschaf van de diensten en producten en het detail van deze met inbegrip van prijzen.

Doel: voldoen aan de regels met betrekking tot de fiscaliteit.

Waarborgen: gegevens worden minimaal gedeeld en omvatten niet het medisch dossier, noch contactgegevens buiten uw adres. Het boekhoudkantoor is in regel met GDPR en een verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Dienstverleners met betrekking tot onze website

De invulformulieren op de site van Algemene Dierenkliniek Randstad worden beheerd door een externe partner. Deze partner is GDPR-compliant. Uw gegevens worden in de EU opgeslagen.

Uw rechten

In de wet zijn diverse rechten opgenomen met betrekking tot uw eigen gegevens. Hieronder lijsten we deze op met de concrete weerslag op uw gegevens door ons bewaard. Aan de uitoefening van deze rechten zijn geen kosten verbonden. Algemene Dierenkliniek Randstad zal de wettelijke termijn van dertig dagen in de overgrote meerderheid van de gevallen gevoelig kunnen inkorten. Buitensporige verzoeken kunnen worden gefactureerd aan kostprijs of afgewezen. U kan hiertegen echter beroep aantekenen (zie verder). Het uitoefenen van uw rechten kan makkelijk via ons formulier

Recht op inzage

U kan ons vragen of wij van u gegevens verwerken. Indien dit het geval is, verlenen wij u inzicht in welke gegevens wij van u verzamelden en met wie deze gedeeld werden binnen het kader van onze relatie.

Recht op correctie

Indien uw gegevens niet langer correct zijn (bijvoorbeeld na een verhuis), dan volstaat het ons te contacteren om deze gegevens aan te passen.

Recht op verwijdering

Indien u wenst dat wij uw gegevens wissen uit onze bestanden, komen wij hierin tegemoet voor zover dit niet wordt verhinderd door andere verplichtingen of ons gerechtvaardigd belang. Het is niet mogelijk volgende gegevens te laten verwijderen:

  • Financiële informatie: fiscale wetgeving verplicht ons deze te bewaren in een niet-aanpasbaar formaat.
  • Medicatie verstrekt aan uw huisdier: in het kader van traceerbaarheid zijn wij verplicht de toediening en verschaffing van medicatie op te slaan in een register.

Indien u ons verzoekt het medisch dossier te wissen, behouden wij ons het recht voor u een verklaring te laten ondertekenen waarin u afziet van verhaal tegenover ons. U zou ons immers ieder verweer bij voorbaat ontnemen.

Het verwijderen van uw gegevens uit iedere backup, is niet haalbaar. Wij hebben echter mechanismen ingebouwd dat zodra een backup teruggezet wordt, uw aanvraag onmiddellijk opnieuw wordt uitgevoerd. Om dit mogelijk te maken, wordt uw vraag tot verwijdering op nie rechtstreeks identificeerbare wijze opgeslagen.

Recht op beperking

U kan ons verzoeken een beperking in te stellen op uw gegevens. Deze worden dan ‘bevroren’ in onze systemen en kunnen niet meer worden gedeeld met externe partijen (zie eerder), behoudens wettelijke verplichtingen. Dergelijke beperking heeft geen effect op een invorderingstraject in het kader van ons schuldenbeheer. Aldus zullen wij ook na beperking uw gegevens door kunnen geven aan een incassobureau. (zie eerder)

Recht op portabiliteit

Op verzoek, stellen wij een elektronisch bestand op in een gangbaar formaat zodat dit door de ontvanger van uw keuze geautomatiseerd ingelezen kan worden. Wij streven ernaar de termijn van één maand die de wet ons toebedeelt zoveel mogelijk in te korten.

Recht om geen deel uit te maken van profilering

Algemene Dierenkliniek Randstad maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zonder dat deze minstens door een persoon manueel wordt nagekeken.

Recht op beroep

Indien wij onderling niet tot een akkoord kunnen komen over de verwerking van uw gegevens, betreuren we dat ten zeerste. U kan op dat moment het geschil voorleggen aan de GegevensBeschermingsAutoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel:  +32 (0)2 274 48 00
Fax:  +32 (0)2 274 48 35
commission[at]privacycommission[dot]be

 

[1] Wij geven het rijksregisternummer louter door en nemen dit nooit op in onze eigen systemen aangezien dit niet nodig is voor onze dienstverlening en de wet het niet verplicht. Deze overweging maakt deel uit van het streven naar het niet bewaren van onnodige gegevens.

[2] Koninklijk besluit van 18 september 2016 besluit houdende de preventie en de bestrijding van de Hondsdolheid (BS van 17/10/2016)

Array